Onthaal en administratief medewerker VIB@KU Leuven

Leuven VIB Headquarters

07 Oct 2019

Leuven

VIB Headquarters

Admin

1

VIB (Vlaams Instituut voor Biotechnologie) verricht baanbrekend onderzoek naar de basis van het leven, gezondheid en ziekte. De resultaten van ons wetenschappelijk onderzoek worden toegepast in geneeskunde, landbouw en industrie. Ons instituut waardeert diverse standpunten en promoot een inclusieve werkomgeving met respect voor iedereen.

Jobomschrijving

De VIB werknemers zijn verspreid over de 5 Vlaamse universiteiten (KU Leuven, UGent, Universiteit Antwerpen,...) Gezien meer dan 1/3 van het VIB personeelsbestand actief is op KU Leuven én we de interactie tussen VIB hoofdkantoor (Gent) en de mensen op KU Leuven willen versterken, is  permanente of gedeeltelijke aanwezigheid van VIB hoofdkantoor experten of directieleden daar vereist. 

Om dit alles in goede banen te leiden zijn wij momenteel op zoek naar permanente  administratieve ondersteuning op KU Leuven (Gasthuisberg).

Jouw takenpakket zal onder meer bestaan uit:

  • onthaal van bezoekers (aankondigen en begeleiden naar de vergaderplaats)
  • verlenen van toegang tot de parkeergarage
  • agendabeheer en inplannen van vergaderingen in overleg met de PA’s van de managers en stafleden van HQ en de betrokkenen op KU Leuven en zorgen voor geschikte vergaderruimte
  • boeken van meetings met externe consultants en trainers
  • bieden van administratieve ondersteuning aan de aanwezige staff van hoofdkantoor op KU leuven
  • bestellen van broodjes en ervoor zorgen dat er steeds drank/koffie, .. aanwezig is in de VIB@KU leuven kantoren
  • diverse andere ad hoc administratieve taken

Profiel

  • Je hebt sterke organisatorische vaardigheden
  • Je hebt een oplossingsgerichte ingesteldheid
  • Je bent administratief nauwkeurig
  • Je drukt je vlot uit in het Nederlands én het Engels, zowel gesproken als geschreven
  • Je werkt zelfstandig en hands-on

Wij bieden

  • Een gevarieerde job in een dynamisch en internationaal georiënteerde organisatie.
  • Je krijgt de ruimte om het werk naar eigen inzicht in te vullen en te organiseren.
  • Een deeltijdse functie met een tewerkstellingspercentage van 60 a 80% met voorkeur tot dagelijkse aanwezigheid in het kantoor.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren.