Personal Assistant – Stafmedewerker (vervangingsopdracht)

Leuven VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

15 Sep 2020

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

Patrik Verstreken Lab

Admin

1

Omschrijving

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 18 dynamische onderzoeksgroepen en expertise units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Het Centrum staat onder leiding van de wetenschappelijk directeur prof. Patrik Verstreken die voor het dagdagelijkse bestuur wordt bijgestaan door de administratief directeur mevr. Hilde Govaert.

Voor de vervanging van een zwangerschapsverlof (vanaf 3 november 2020 tot en met 19 april 2021) zijn wij op zoek naar een personal assistant - stafmedewerker die verantwoordelijk zal zijn voor de algemene administratieve ondersteuning van de directie en de onderzoeksgroep van de wetenschappelijk directeur.

In deze functie zal je de rechterhand zijn van prof. Verstreken en de liaison tussen de administratief en wetenschappelijk directeur. Je doet beleidsvoorbereidend werk en je zal zeer nauw betrokken zijn bij de algemene werking van de onderzoeksgroep van professor Verstreken.

Het takenpakket ziet eruit als volgt:

  • Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
  • Je zal medeverantwoordelijk zijn voor de opvolging van departementale initiatieven en rapportering. Hierbij ligt de nadruk op correcte voorbereiding, nauwkeurige communicatie, notuleren, opstellen van verslagen en logistieke ondersteuning.
  • Je bereidt samen met de directie de tweewekelijkse vergaderingen voor groepsleiders voor, stelt de verslagen op en zorgt in nauwe samenwerking met de admin. directeur voor de follow-up en implementatie van de beslissingen en aanbevelingen van de groepsleiders.
  • Je organiseert de travel/business trips van de wetenschappelijk directeur.
  • Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
  • Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.

Profiel

  • Bacheloropleiding met relevante ervaring.
  • Je hebt ervaring in een gelijkaardige job. Ervaring in een wetenschappelijk laboratorium en/of binnen VIB of KU Leuven zijn een pluspunt.
  • Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket.
  • Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
  • Je bent pro-actief en zelfstandig, en tegelijkertijd een sterke teamspeler, met een positieve ingesteldheid.
  • Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.

Wij bieden

  • Deeltijdse (80%) of voltijdse arbeidsovereenkomst
  • Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team
  • Vervangingscontract vanaf 3 november 2020

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief bij je sollicitatie toe te voegen.

Deadline voor kandidaturen: De selecties starten vanaf 28/09/2020. Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld. Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u mailen naar Gwen Aerts.

Meer Informatie: