Personal Assistant

Leuven VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

29 Sep 2020

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

Admin

1

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 18 dynamische onderzoeksgroepen en 9 expertise units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Het Centrum staat onder leiding van de wetenschappelijk directeur prof. Patrik Verstreken die voor het dagdagelijkse bestuur wordt bijgestaan door de administratief directeur mevr. Hilde Govaert.

De administratief directeur is verantwoordelijk voor de administratief en inhoudelijk ondersteunende processen in het Center en realiseert deze met de leden van de Support Unit. Deze eenheid bestaat uit de departementale medewerkers in het domein van personeel, financiën, ICT en communicatie, een Technisch & Logistiek team, administratief medewerkers ter ondersteuning van Principal Investigators en hun onderzoeksteams.

We zoeken een dynamische en toegewijde Persoonlijke Assistent(e) voor de administratief directeur die terzelfdertijd ook de centrale administratie-eenheid zal versterken.

Functie

Het takenpakket ziet eruit als volgt:

  • Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
  • Je verleent volledige ondersteuning aan de administratief directeur, in het bijzonder op vlak van financiële administratie, contractbeheer en het op punt stellen van digitaal klassement. Je biedt ook algemene administratieve ondersteuning, inclusief maar niet beperkt tot, het indienen van documenten, het verwerken van informatieverzoeken, het ontvangen van bezoekers, het regelen van conferentiegesprekken. Je plant vergaderingen, ondersteunt bij de voorbereiding ervan en verzorgt de verslaggeving.
  • Als lid van de centrale administratie-eenheid ondersteun je het center waar nodig bij de praktische en organisatorische realisatie van allerhande initiatieven en evenementen.
  • Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor vragen allerhande.  

Profiel

  • Je behaalde minstens een bachelordiploma, bij voorkeur in een bedrijfseconomische richting, en kan terugblikken op enkele jaren relevante professionele ervaring;
  • Je gaat klantvriendelijk en tegelijkertijd resultaatsgericht en kwalitatief te werk;
  • Binnen een veelheid van taken kan je goed prioriteren en je werk zelfstandig plannen en uitvoeren. Je weet van aanpakken, bent vooruitziend, werkt proactief en biedt graag ondersteuning;
  • Je bent loyaal en discreet;
  • Je kan omgaan met drukte en stress in bepaalde piekperiodes en je deinst niet terug voor strikte deadlines;
  • Je bent vertrouwd met courante MS Office-toepassingen en kan uitstekend overweg met Excel en Powerpoint;
  • Je houdt van een open, collegiale samenwerking in teamverband;
  • Je bent flexibel en kan je makkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en taken;
  • Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Aanbod

Wij bieden een uitdagende job aan in een stabiele organisatie.

Het betreft een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. De positie is onmiddellijk beschikbaar.

Een attractief salarispakket in overeenstemming met je opleiding en ervaring.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd hun dossier online in te dienen. Gelieve een motivatiebrief bij je sollicitatie toe te voegen.

Deadline voor kandidaturen: De selecties starten vanaf 20/10/2020. Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u contact opnemen met mevrouw Hilde Govaert.

Meer informatie: