Assistant Science & Technology

Ghent VIB Headquarters

17 Apr 2021

Ghent

VIB Headquarters

Admin

1

VIB is a Life Sciences research institute, based in Flanders (Belgium) that hosts 9 research centers and 90 individual research groups. VIB performs state-of-the-art basic research with a strong focus on translating the scientific results into pharmaceutical, agricultural and industrial applications. VIB is highly committed to being the driving force behind the growth of the dynamic life sciences cluster in Flanders.

The VIB Science & Technology Unit (at headquarters in Ghent) sets up and implements institutional initiatives and programs that contribute to a stimulating and supportive environment for the researchers in the institute. Examples of such initiatives include the Tech Watch Program and the Core Facilities Program, which introduce, implement,  disseminate and offer services in state-of-the-art technologies in Life Sciences. The team also houses the Grants office that offers a broad range of support to VIB scientists in every step of (inter)national grant applications. Finally, all activities and programs related to research evaluation in the institute, performance monitoring and benchmarking are managed by the team. 
With the increasing number of exciting projects, the Science & Technology Unit is searching for a motivated Assistant to strengthen the team.

Job Description

As Assistant Science & Technology, you will work closely with the managers of the Science & Technology team for the administrative coordination and follow-up of the different programs. With their guidance, you will be responsible for:

  • Administrative follow-up of the institutional programs.
  • Collecting, uploading and formatting data in databases as the basis of reporting, monitoring and benchmarking. 

Your main tasks will include:

  • Agenda- and meeting organization,
  • Booking and arranging travel, transport and accommodation,
  • Scheduling and organizing (online) meetings,
  • Compiling and preparing reports, presentations and correspondence,
  • Interacting with the administration of  VIB Headquarters units and of research centers,
  • Adequate using and keeping up to date databases and filing systems,
  • Implementing and maintaining procedures/administrative systems,
  • Mastering in-house Office (and other) tools that facilitate communication, collaboration and project management in the team.

Profile

We are looking for a candidate who:

  • Possesses a professional bachelor, (master’s degree) or equivalent through experience,
  • Is proficient in written and spoken in Dutch and/or English,
  • Is a positive team player with strong social and communication skills,
  • Is meticulous, well-organized, and structured,
  • Can combine a diversity of tasks and work with short deadlines,
  • Is proficient in general Microsoft 365 packages,
  • Experience with MS Teams, OneNote, Forms and other Office apps is a great plus,
  • Is eager to learn new software packages.

 We offer

  • A varied and exciting job in a dynamic, innovative and international environment.
  • Hands-on, In-house training
  • Full-time position with an open-ended contract
  • Salary according to your experience, with several additional benefits

How to apply?

Motivated candidates have to apply through our online recruiting system.  
A complete application file (English) should contain the following documents:

  • your cover/motivation letter
  • your CV
  • 2 references

VIB is een Life Sciences onderzoeksinstituut, gevestigd in Vlaanderen (België) dat 9 onderzoekscentra en 90 individuele onderzoeksgroepen huisvest. VIB voert state-of-the-art basisonderzoek uit waarbij de wetenschappelijke bevindingen vertaald worden naar farmaceutische, agronomische en industriële toepassingen. Het instituut zet zich hierbij in om de dynamische life sciences cluster te stimuleren in Vlaanderen.

Het Science & Technology team van VIB hoofdkantoor (Gent) zet institutionele initiatieven en programma’s op die bijdragen tot een stimulerende en ondersteunende omgeving voor de onderzoekers in het instituut. Voorbeelden van dergelijke initiatieven zijn onder meer het Tech Watch-programma en het Core Facilities-programma, die de nieuwste technologieën in Life Sciences implementeren en aanbieden als service aan de onderzoekers. Het team huisvest ook het Grants office dat ondersteuning biedt aan VIB-wetenschappers bij de aanvraag van (inter-) nationale subsidieaanvragen. Ten slotte worden alle institutionele activiteiten en programma's met betrekking tot wetenschapsevaluatie, prestatie monitoring en benchmarking beheerd door het team.
Met het toenemend aantal boeiende projecten is het Science & Technology team op zoek naar een gemotiveerde Assistent m/v, om het team te versterken.

Functieomschrijving

Als Assistent Science & Technology werk je nauw samen met de managers van het team voor de administratieve coördinatie en opvolging van de verschillende programma’s. Met hun begeleiding ben je verantwoordelijk voor:

  • Administratieve opvolging van de institutionele programma’s.
  • Verzamelen, opladen en formatteren van gegevens in databases als basis voor de rapportering, monitoring en benchmarking.

Je belangrijkste taken zijn:

  • Organiseren van agenda- en vergaderingen,
  • Boeken en organiseren van vervoer en accommodatie,
  • Plannen en organiseren van (online) vergaderingen,
  • Opstellen en voorbereiden van rapporten, presentaties en communicatie,
  • Interageren met de administratie van andere VIB eenheden en onderzoekscentra,
  • Adequaat databases en archiveringssystemen gebruiken en up-to-date houden,
  • Implementeren en onderhouden van procedures / administratieve systemen,
  • Inhouse Office (en andere) tools beheersen die communicatie, samenwerking en projectmanagement in het team vergemakkelijken.

Profiel

Wij zoeken een kandidaat die:

  • Beschikt over een professionele bachelor, (masterdiploma) of gelijkwaardig door ervaring,
  • Vaardig is in geschreven en gesproken Nederlands en / of Engels,
  • Een positieve teamspeler is met sterke sociale en communicatieve vaardigheden,
  • Nauwgezet is, goed georganiseerd en gestructureerd,
  • Een diversiteit aan taken kan combineren en kan werken met korte deadlines,
  • Bedreven is in algemene Microsoft 365-pakketten,
  • Ervaring met MS Teams, OneNote, Forms en andere Office-apps is een groot pluspunt,
  • Interesse en affiniteit heeft om nieuwe softwarepakketten te leren.

Wij bieden

  • Een afwisselende en boeiende job in een dynamische, innovatieve en internationale omgeving.
  • Hands-on, interne opleiding.
  • Een fulltime functie met een contract van onbepaalde duur.
  • Salaris op basis van uw ervaring, met diverse bijkomende voordelen.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren.
Een volledig aanvraagdossier (Engels) bevat  de volgende documenten:

  • uw motivatiebrief
  • je cv
  • 2 referenties