Administratief medewerker voor het VIB Grand Challenges en het VIB Science policy team (80-100%)

Ghent VIB Headquarters

07 Feb 2024

Ghent

VIB Headquarters

Admin

1

Ben jij op zoek naar een gevarieerde administratieve functie waarbij je jouw administratief en organisatorisch talent ten volle kan gebruiken? Heb je bovendien een sterke affiniteit met de biotechnologische sector? Lees dan zeker verder.

Wie we zijn

VIB is een ondernemend onderzoeksinstituut met een duidelijke focus op baanbrekend onderzoek in de levenswetenschappen. Hiertoe werkt VIB nauw samen met de vijf Vlaamse universiteiten: KU Leuven, Universiteit Antwerpen, UGent, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Hasselt.

De Science policy unit van VIB overziet activiteiten en programma’s die de kwaliteit van het onderzoek versterken door de uitbouw van een ondersteunende en stimulerende omgeving voor onderzoek. Een belangrijke component is het versterken van translationeel onderzoek. Via het VIB Grand Challenges Program streeft het team om de maatschappelijke impact van VIB aanzienlijk te vergroten door financiële en structurele ondersteuning te bieden voor interdisciplinaire onderzoeksprojecten die inspelen op een actuele nood/vraag uit de dagelijkse praktijk.

Deze functie zal ondersteuning bieden aan het Grand Challenges team (50%) en Science policy in het algemeen (50%).

Jobomschrijving

In deze rol als Administratief Medewerker zal je administratieve ondersteuning bieden in de context van projecten met grote impact voor het onderzoek en de maatschappij:

  • Je staat in voor het agendabeheer en het bewaken van deadlines (afspraken met klanten, evenementen, seminars);
  • Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden en eveneens updaten van het contactennetwerk;
  • Je bewaakt de financiële administratie inzake lopende projecten (facturatie, bestellingen);
  • Je beheert de contracten en finaliseert waar nodig (layout, digitale handtekeningen);
  • Je biedt ondersteuning bij het system management (logins, licensies);
  • Je verzorgt de layout van formele documenten (notities, templates, memo’s);
  • Je biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van evenementen.

 Wie zoeken wij?

  • Je beschikt over een Bachelordiploma en kan reeds een administratieve ervaring voorleggen;
  • Je hebt een goede kennis Nederlands en Engels, dit zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je hebt uitstekende administratieve en organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
  • Je hebt het vermogen om zelfstandig te werken maar kan evengoed in teamverband werken;
  • Het MS Office Pakket kent geen geheimen voor jou;
  • Je hebt een proactieve en flexibele houding met de mogelijkheid om snel te schakelen tussen verschillende taken.

 Wij bieden

  • Je komt terecht in een instituut internationaal actief in wetenschappelijk onderzoek;
  • Je kan rekenen op voldoende begeleiding en ondersteuning bij opstart.
  • Een afwisselende functie op fulltime of 4/5e basis, waarbij je zowel jouw organisatorische geest als administratieve skills naar boven kan halen;
  • Work-life balance: mogelijkheid tot thuiswerk 2 dagen/week;
  • 32 vakantiedagen in een voltijdse 40-uren week (vakantie vrij op te nemen);
  • Een competitief salaris naargelang jouw ervaring, inclusief extralegale voordelen;
  • Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld. 

Hoe solliciteren?

Ben jij een toegewijde en detailgerichte professional met een passie voor administratie? Solliciteer via de online sollicitatietool van VIB en dan nemen wij graag contact met jou op.

VIB values diversity - in backgrounds and in experiences. The institute needs people from all backgrounds and ways of life to help build a thriving scientific environment. VIB is therefore looking for candidates who are not only strong in their own aptitudes but care deeply about supporting each other's growth. VIB's collaborators are people with different strengths, experiences and backgrounds, who share a passion for science that generates impact in science and in society. Diversity not only includes race and gender identity, but also nationality, age, disability status, sexual orientation, religion and many other parts of one’s identity. All of VIB’s employees’ points of view are key to its success, and inclusion is everyone's responsibility.