For our organization, innovation and technological development are key. What a noble goal: scientific research for a better future for all.
We are looking for an Admin Support Officer with a passion for Life Sciences for the Flemish Institute for Biotechnology - Center for Inflammation Research. You will be based in the VIB-UGent IRC, located in the bustling Tech Lane Ghent Science Park, Zwijnaarde.
Want to be part of something amazing?
Job Description
Expect an international environment within the non-profit sector with many internal and external stakeholders. The research center is buzzing with energy and science, with around 400 employees working here.
As an Admin Support Officer at VIB-UGent IRC (Inflammation Research Center), you will play a crucial role in assisting the Center Coordinator in various administrative and operational tasks. You will also work closely with the HR and Finance Coordinator.
Let’s have a look at your key responsibilities:
- Onboarding: Organizing and managing the welcome days for new employees (including students and internships).
- Support the lab managers, taking on the role of a central liaison for all matters related to laboratory management. This involves organizing meetings, facilitating communication, addressing concerns, and ensuring that lab managers have the necessary support and resources to run their labs effectively (you don’t need lab experience).
- Event Coordination: Collaborating in the planning and execution of events, conferences, guided tours, social activities and related initiatives.
- Training & development: Coordinating training sessions, promoting and communicating to increase the participation rate.
- Communication: prepare copywriting for the intranet and the website.
- Administration: registrations of the work accidents, back-up of the HR assistant, administration of building management.
Profile
- Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration or a related field. At least 5 years of experience in a similar support role.
- Strong communication skills, you can express yourself fluently both in writing and orally in Dutch and English. CEFRL (Common European Framework of Reference for Languages) at least level C1 for English.
- Strong organizational and task management skills.
- Positive attitude, solution-orientated, team player, eager to learn and flexible.
- Digitally minded, with good Microsoft Office skills.
We offer
- Competitive salary with additional legal benefits and a possibility for a bicycle lease.
- Good work/life balance with hybrid working.
- A supportive and inclusive work culture.
- Fulltime position, also open for 80% employment.
How to apply?
If you are a dedicated and detail-oriented professional with a passion for administration, we invite you to apply for this exciting opportunity. Please submit your resume and a cover letter explaining why you are the ideal candidate for this role through the VIB online application tool.
We have partnered with HR Talents, which is in charge of the next steps in the recruitment procedure. By applying, you consent to share your information with them.
For questions or more info, please contact [email protected].
VIB-UGent IRC is an equal-opportunity employer. We encourage applications from candidates of all backgrounds and experiences.
Wij zijn op zoek naar een Admin Support Officer met passie voor Life Sciences. Je komt terecht in het VIB-UGent IRC (Inflammation Research Center) onderzoekscentrum, gelegen in het bruisende technologiepark Tech Lane Gent, Zwijnaarde.
Jobbeschrijving
Verwacht je aan een internationale omgeving binnen de non-profit sector met veel interne en externe stakeholders. Binnen het onderzoekscentrum bruist het van energie en wetenschap, hier zijn ongeveer 400 medewerkers in de weer.
Als Admin Support Officer bij het VIB-UGent IRC (Inflammation Research Center) speel je een cruciale rol in het bijstaan van de Centrum Coördinator in verschillende administratieve en operationele taken. Je werkt ook nauw samen met de HR- en Finance Coördinator.
Laten we eens kijken naar je belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Onboarding: Organiseren en beheren van de welkomstdagen voor nieuwe medewerkers (inclusief studenten en stagiairs).
- SPOC: De labo managers ondersteunen door de rol van centrale contactpersoon op je te nemen voor alle zaken die te maken hebben met laboratoriummanagement. Dit houdt in dat je vergaderingen organiseert, communicatie vergemakkelijkt, problemen aanpakt en ervoor zorgt dat zij de nodige ondersteuning en middelen hebben om hun lab effectief te runnen (je hebt geen labervaring nodig).
- Coördinatie van evenementen: Meewerken aan de planning en uitvoering van evenementen, conferenties, rondleidingen, sociale activiteiten en aanverwante initiatieven.
- Training & ontwikkeling: Coördineren van trainingen, alsook deze promoten en communiceren om de participatiegraad te verhogen.
- Communicatie: copywriting voorbereiden voor het intranet en de website (in het Engels).
- Administratie: registraties van arbeidsongevallen, back-up van de HR-assistent, administratie van gebouwbeheer.
Profiel
- Bachelordiploma in Human Resources, Bedrijfskunde of een aanverwante richting. Minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige ondersteunende functie.
- Sterke communicatieve vaardigheden, je kunt je zowel schriftelijk als mondeling vloeiend uitdrukken in het Nederlands en Engels. ERK (Europees Referentiekader voor Talen) minimaal niveau C1 voor Engels.
- Sterke organisatorische en taakmanagementvaardigheden.
- Positieve houding, oplossingsgericht, teamspeler, leergierig en flexibel.
- Digitaal ingesteld, goede Microsoft Office vaardigheden.
Wij bieden
- Marktconform salaris met extra legale voordelen en mogelijkheid tot fietshuur.
- Goede balans tussen werk en privé met hybride werken.
- Een ondersteunende en inclusieve werkcultuur.
- Voltijdse functie, alsook mogelijkheid voor 80% tewerkstelling.
Hoe solliciteren?
VIB-UGent IRC is een werkgever die gelijke kansen biedt. We moedigen kandidaten van alle achtergronden en ervaringen aan om te solliciteren.
Ben jij een toegewijde en detailgerichte professional met een passie voor administratie? Stuur je cv en een motivatiebrief waarin je uitlegt waarom jij de ideale kandidaat bent voor deze functie via de online sollicitatietool van VIB.
We werken samen met HR Talents, dat verantwoordelijk is voor de volgende stappen in de wervingsprocedure. Door te solliciteren geef je toestemming om je informatie met hen te delen.
Voor vragen of meer informatie, neem contact op met [email protected].
.
