Administratief medewerker voor gevarieerd takenpakket in dynamische omgeving

Leuven VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

06 May 2024

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Brain & Disease Research

Admin

1

Omschrijving

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 14 dynamische onderzoeksgroepen en technology units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen. Om het bestaande administratief team te versterken, zijn we op zoek naar een gedreven en enthousiaste administratief medewerker voor een voltijdse tewerkstelling. De succesvolle kandidaat zal ondersteuning bieden aan 2‐3 onderzoeksteams, en een sleutelpositie innemen binnen de dagelijkse werking van deze teams.

Functie

Het takenpakket voor de ondersteuning aan onderzoeksteams ziet eruit als volgt:

  • Je staat in voor de verwerking en opvolging van bestellingen en financiële verrichtingen via 2 ERP‐systemen (SAP en ABW). Je bewaakt het overzicht over de kredieten en rapporteert hierover.
  • Je neemt een deel van de financiële administratie op je, o.a. de verwerking van onkostennota’s, visa transacties en interne doorrekeningen.
  • Je neemt een brede waaier van administratieve taken op je: o.a. plannen van vergaderingen, organiseren van meetings, boeken van business trips en registreren van deelname aan conferenties, verwelkomen van nieuwe medewerkers, organiseren van het programma van bezoekers, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, klassement allerhande, up‐to‐date houden van  publicatielijsten…
  • Als lid van de centrale administratie‐eenheid fungeer je ook als back‐up voor het reeds uitgebreide administratief team bij afwezigheden, en word je ingeschakeld bij het waarnemen van het centrale onthaal (receptiedesk).

Profiel

  • We zoeken een enthousiaste professionele bachelor met een sterke administratieve en/offinanciële focus die bereid is zich te engageren in ons center.
  • Je hebt bij voorkeur 4‐8 jaar ervaring in een gelijkaardige functie of je bent een gedreven en leergierige starter die via zelfstudie en opleiding snel is ingewerkt.
  • Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Officepakket.
  • Kennis van SAP en financiële processen is een pluspunt maar geen must.
  • Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
  • Je bent positief ingesteld, stressbestendig en kan je vlot aanpassen aan wijzigende omstandigheden.
  • Je bent loyaal en discreet;
  • Je werkt graag zelfstandig en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband;
  • Je bent vlot Nederlands‐ en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.

Wij bieden

  • Voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur 
  • Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team
  • Startdatum: de positie is onmiddellijk beschikbaar.

Hoe solliciteren?

VIB’s research teams have an international character (40 different nationalities in our Center), therefore we ask you to apply in English and include a detailed CV and a motivation letter to your application.

Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.
Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u contact opnemen met mevrouw Hilde Govaert.

Verdere informatie over het onderzoekscentrum en de verschillende labo’s is terug te vinden via
https://cbd.sites.vib.be
Interesse in een virtueel bezoek? Bezoek ons dan via https://360.cbd.vib.be

VIB values diversity - in backgrounds and in experiences. The institute needs people from all backgrounds and ways of life to help build a thriving scientific environment. VIB is therefore looking for candidates who are not only strong in their own aptitudes but care deeply about supporting each other's growth. VIB's collaborators are people with different strengths, experiences and backgrounds, who share a passion for science that generates impact in science and in society. Diversity not only includes race and gender identity, but also nationality, age, disability status, sexual orientation, religion and many other parts of one’s identity. All of VIB’s employees’ points of view are key to its success, and inclusion is everyone's responsibility.