Operations Project Officer (OPO)

Ghent VIB Headquarters

06 Aug 2019

Ghent

VIB Headquarters

Technical Support

1

Over VIB

VIB verricht baanbrekend basisonderzoek naar de werking van het menselijk lichaam, planten en micro-organismen. Hierbij ligt de nadruk op het vertalen van basisonderzoek naar toepassingen voor geneeskunde en landbouw. VIB is een onafhankelijk onderzoeksinstituut, gefinancierd door de Vlaamse overheid, met 1470 wetenschappers uit meer dan 60 landen die werken aan KU Leuven, Universiteit Antwerpen, UGent, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Hasselt. Ook communicatie over het werk van VIB en de toepassingen van biotechnologie is een kerntaak.

Ons instituut waardeert diverse standpunten en promoot een inclusieve werkomgeving met respect voor iedereen.

Taakomschrijving

De OPO rapporteert aan en werkt nauw samen met de COO . De COO is verantwoordelijk voor infrastructuur en infrastructuurprojecten, de uitbating van de bio-incubatoren, de interuniversitaire relaties en operationele materies binnen de VIB-onderzoekscentra en het vertegenwoordigen van VIB binnen diverse organisaties en netwerken. 

Binnen dit kader zal de OPO voornamelijk afgebakende (deel-)projecten toegewezen krijgen naast een aantal operationele taken. Dit vereist een zeer brede interesse in het volledig bedrijfsgebeuren van de organisatie en zowel affiniteit met technische -, veiligheids- en organisatorische aspecten als voor juridische als financiƫle aspecten.

De OPO zal ook nauw samenwerken met de VIB-facility manager alsook met operationeel verantwoordelijken binnen de ondezoekscentra gelegen op de verschillende locaties waar VIB actief is.

De OPO zal de COO ondersteunen in de volgende deelaspecten:

  • Uitwerken van lastenboeken voor overheidsopdrachten voor aankopen van goederen en diensten gerelateerd aan het operationeel beheer van de organisatie en het opvolgen van deze dossiers tot het afsluiten van het contract en van de uitvoering ervan.
  • Het assisteren bij de opmaak van gedetailleerde projectbudgetten maar ook van de operationele budgetten en het opvolgen van deze budgetten tijdens de uitvoering.
  • Het uitwerken van langetermijn planning voor onderhoud van installaties onder beheer.
  • Uitwerken van procedures .
  • Het beheren van het goedkeuringsproces van bestelbonnen, facturen, het opvolgen van werken in het werkordersysteem.
  • Ad hoc uitvoeren van zoekopdrachten naar juridische, technische of andere informatie en deze gestructureerd aanleveren aan de COO ter ondersteuning van het beslissingsproces.
  • Het opzetten van een systeem voor contractopvolging (vastleggen van due dates, ...)

Profiel

  • Opleiding: een universitaire opleiding van economische of technische aard met minstens een 2 tot 3 jaar ervaring in een relevant domein en/of omgeving.
  • Goede mondelingen en schriftelijke communicatievaardigheden.
  • Vlot in de omgang en kunnen omgaan met zeer diverse gesprekspartners.
  • Zeer goede kennis van het Engels.
  • Zeer goede kennis van Office 365 applicaties
  • Resultaatgericht
  • Punctueel  en oog hebben voor detail
  • Stressbestendig
  •  Doorzetter
  • Opgewekt 

Wij bieden

Een contract van onbepaalde duur aangevuld met extra-legale voordelen.  Een gevarieerde job in een dynamische en internationaal georiĆ«nteerde organisatie.  

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren.

Deadline voor solliciteren:de functie zal ingevuld worden van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden.