Personal Assistant (50%)

Leuven VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology

14 May 2024

Leuven

VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology

Admin

1

VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB, employing a total of around 250 employees.

We are looking for a driven Management Assistant to provide administrative support to a number of our research groups.

Description

As a Personal Assistant, you will get the opportunity to work for various research groups within the center.

Initially, you will mainly work for a larger research group in combination with peripheral activities at some smaller labs. Afterward, there will also be the opportunity to provide support to various starting groups within the center.

You will take on the following responsibilities:

  • Entering and following up on orders for the lab, as well as processing expense reports and visa transactions
  • Organizing meetings & seminars
  • Welcoming visitors and the organization of logistics and the program
  • Organizing business trips: transport, accommodation, full logistical support
  • Providing administrative support in preparing laboratory/departmental documents, grant applications, reporting on research projects and CV updates for the professors
  • Management of the laboratory's website and databases

Profile

Essential

  • Bachelor's degree or equivalent experience with a strong administrative focus and an eager-to-learn attitude
  • Excellent English speaking and writing skills. 
  • Communication skills: you are good at providing structural feedback on your tasks to the professor and following the professor's instructions accurately
  • You are appreciated for your accuracy and proactivity
  • You are a problem solver, diplomatic and discreet
  • You like to work independently and are a team player at the same time

Desirable but not required

  • Knowledge of SAP is an important added value
  • Experience with organizing business trips is a plus
  • Knowledge of Dutch is a great added value
  • You have an interest in the scientific and academic world, experience within an academic setting is a big plus

We offer

  • Part-time employment
  • A fixed-term contract with option to extend
  • A varied position in an extremely dynamic international scientific environment
  • An inspiring setting that encourages growth and personal development

Start date: As soon as possible

How to apply?

Motivated candidates are asked to apply online. Please include a motivation letter and CV with your application. An initial assessment of the applications will start immediately. Applications are welcome until the position is filled.

For more information regarding this position, please email [email protected].

Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.

Voor de administratieve ondersteuning van een aantal van onze onderzoeksgroepen zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistant.

Functie  

Je bent inzetbaar voor de ondersteuning van verschillende onderzoeksgroepen binnen het centrum.

In eerste instantie zal je voornamelijk werken voor een groter labo in combinatie met randactiviteiten bij enkele kleinere onderzoeksgroepen. Nadien zal er ook de mogelijkheid zijn om ondersteuning te bieden aan verschillende startende groepen binnen het center.

Binnen deze rol neem je volgende verantwoordelijkheden op jou:

  • Bestellingen voor het labo ingeven en opvolgen, alsook de verwerking van onkostennota’s en visa transacties
  • Organiseren van meetings & seminars
  • Ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistieke omkadering en het programma
  • Organiseren van business trips: transport, verblijft, volledige logistieke ondersteuning
  • Bieden van administratieve ondersteuning bij het opstellen van labo/ departementale documenten, beursaanvragen, rapportering van onderzoeksprojecten en CV updates van professoren
  • Beheer van de website en databases van het labo

Profiel

Essentieel

  • Bachelorsdiploma of gelijkwaardige ervaring met een sterke administratieve focus en een leergierige houding
  • Je spreekt en schrijft vlot Engels. 
  • Communicatieve skills: je bent goed in het structureel terugkoppelen van je taken naar de professor en volgt de instructies van de professor nauwkeurig op
  • Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid en proactiviteit
  • Je bent problem solver, diplomatisch en discreet
  • Je houdt ervan om zelfstandig te werken én bent tegelijkertijd een teamplayer

Wenselijk maar niet vereist

  • Kennis van SAP is een grote plus
  • Ervaring met het organiseren van business trips is een plus
  • Kennis Nederlands is een grote meerwaarde
  • Je hebt affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld

    Wij bieden

    • Een halftijdse tewerkstelling
    • Een contract bepaalde duur met optie tot verlenging
    • Een gevarieerde functie in een uitermate dynamische internationale wetenschappelijke omgeving
    • Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt

    Startdatum: zo snel mogelijk

    Hoe solliciteren?

    Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en CV bij je sollicitatie toe te voegen. Een eerste beoordeling van de kandidaturen zal onmiddellijk starten. Sollicitaties zijn welkom totdat de vacature is ingevuld.

    Voor meer informatie m.b.t deze functie kan je mailen naar [email protected]

    VIB values diversity - in backgrounds and in experiences. The institute needs people from all backgrounds and ways of life to help build a thriving scientific environment. VIB is therefore looking for candidates who are not only strong in their own aptitudes but care deeply about supporting each other's growth. VIB's collaborators are people with different strengths, experiences and backgrounds, who share a passion for science that generates impact in science and in society. Diversity not only includes race and gender identity, but also nationality, age, disability status, sexual orientation, religion and many other parts of one’s identity. All of VIB’s employees’ points of view are key to its success, and inclusion is everyone's responsibility.