Administrative Assistant (Finance & HR)

Leuven VIB Center for AI & Computational Biology

14 Jul 2024

Leuven

VIB Center for AI & Computational Biology

Admin

1

Description

VIB is an entrepreneurial non-profit research institute, with a clear focus on ground-breaking strategic basic research in life sciences and operates in close partnership with the five universities in Flanders.

VIB.AI is a newly established center at VIB. As we are in the early stages of building our team, we are seeking a dedicated and detail-oriented Administrative Assistant in Leuven, Campus Gasthuisberg to help us grow and develop our center.

Job Description

We are looking to expand our team with a full-time dynamic and motivated Administrative Assistant. You will work closely with the operations manager in overseeing day-to-day operations, in areas of human resources, finance, event organization and others. This role requires a proactive individual with excellent communication skills and the ability to multitask in a dynamic environment.

Responsibilities

  • You act as the primary contact for administrative queries, offering guidance on VIB and KU Leuven procedures, exploring solutions, coordinating with other services, and providing feedback while directing individuals to the appropriate resources.
  • You handle all financial transactions through 2 ERP systems (SAP and Phoenix), place orders, ensure timely processing of supplier invoices, and manage professional costs like travel expenses, credit cards, and expense forms.
  • You assist the operation manager and the center group leaders in the recruitment process.
  • Together with the operation manager you support onboarding and offboarding processes for employees.
  • You maintain and update employee records, ensuring confidentiality and accuracy. You oversee personnel files (appointments and extensions) and proactively contact responsible parties when necessary.
  • You coordinate with the HR officers at our host institutes, VIB and KU Leuven, regarding employment, benefits, holidays and other HR-related matters.
  • You undertake a wide range of administrative tasks including organizing events by managing logistics such as venue booking, catering, travel arrangements, and accommodation.

Profile

Qualifications

  • We are seeking an enthusiastic person with a professional bachelor’s degree in a relevant field (or equivalent experience).
  • You preferably have 3-5 years of experience in a similar position, or you are a driven and eager-to-learn junior who can quickly adapt through self-study and training.
  • Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) with familiarity in HR and finance software. Knowledge of SAP and financial processes is an added value.
  • Excel in organizing, managing, and structuring information, with a keen attention to detail and a high level of accuracy.
  • Possess a positive attitude and easily adapt to changing circumstances. You demonstrate problem-solving skills, diplomacy and discretion.
  • Excellent interpersonal and communication skills.
  • Ability to work independently and collaboratively in a team-oriented environment.
  • You are fluent in Dutch and English, both speaking and writing.

We offer

  • Full-time employment with an open-ended contract.
  • A competitive salary with various additional benefits (eco-cheques, free commuting by public transport, bicycle allowance, bicycle leasing, etc...).
  • A varied position in an extremely dynamic international scientific environment.
  • A great work atmosphere with a very positive, collegial and collaborative mindset.
  • An inspiring setting that encourages growth and personal development, opportunity to take courses and follow workshops.

Starting date: 1st September 2024.

How to apply?

Please apply through our online recruiting system.  

Make sure your application includes:

  • A detailed CV
  • A one-page motivation letter 

A first review of applications will start immediately. Applications are welcome until the position is filled.

Omschrijving

Het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) verricht baanbrekend wetenschappelijk onderzoek in de levenswetenschappen en zorgt voor de vertaling van onze wetenschappelijke doorbraken in bruikbare toepassingen voor de geneeskunde, landbouw, en industrie die ons leven verbeteren. VIB werkt nauw samen met de vijf universiteiten in Vlaanderen.

VIB.AI is een nieuw opgericht center in VIB. Omdat we ons team nog aan het opbouwen zijn, zijn we op zoek naar een toegewijde en detailgerichte Administratief Medewerker in Leuven, Campus Gasthuisberg om ons te helpen groeien en ons center te ontwikkelen.

Functie

We zijn op zoek naar een fulltime dynamische en gemotiveerde Administratief Medewerker om ons team uit te breiden. Je werkt nauw samen met de operations manager om toezicht te houden op de dagelijkse activiteiten, onder andere op het gebied van HR, financiën en de organisatie van evenementen. Deze functie vereist een proactieve persoon met uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om te multitasken in een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

  • Je fungeert als de primaire contactpersoon voor administratieve vragen, biedt begeleiding bij VIB- en KU Leuven-procedures, onderzoekt oplossingen, coördineert met andere diensten en geeft feedback terwijl je personen naar de juiste bronnen verwijst.
  • Je handelt alle financiële transacties af via 2 ERP-systemen (SAP en Phoenix), plaatst bestellingen, zorgt voor een tijdige verwerking van facturen van leveranciers en beheert professionele kosten zoals reiskosten, kredietkaarten en onkostendeclaraties.
  • Je assisteert de operationeel manager en de center groepsleiders bij het wervingsproces.
  • Samen met de operationeel manager ondersteun je onboarding- en offboardingprocessen voor medewerkers.
  • Je onderhoudt en actualiseert personeelsdossiers en zorgt daarbij voor vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid. Je houdt toezicht op personeelsdossiers (aanstellingen en verlengingen) en neemt proactief contact op met de verantwoordelijke partijen wanneer nodig.
  • Je coördineert met de HR-functionarissen van onze gastinstellingen, VIB en KU Leuven, over tewerkstelling, voordelen, vakantiedagen en andere HR-gerelateerde zaken.
  • Je voert een brede waaier aan administratieve taken uit, waaronder het organiseren van evenementen door de logistiek te beheren, zoals het boeken van locaties, catering, reisarrangementen en accommodatie.

Profiel

  • We zoeken een enthousiast persoon met een professioneel bachelor in een relevant vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
  • Je hebt bij voorkeur 3-5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie of je bent een gedreven en leergierige junior die zich snel kan aanpassen door zelfstudie en training.
  • Vaardigheid in MS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) met kennis van HR- en financiële software. Kennis van SAP en financiële processen is een toegevoegde waarde.
  • Uitblinken in het organiseren, beheren en structureren van informatie, met oog voor detail en een hoge mate van nauwkeurigheid.
  • Je hebt een positieve houding en past je gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan. Je beschikt over probleemoplossende vaardigheden, diplomatie en discretie.
  • Uitstekende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden.
  • Je werkt graag zelfstandig en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband.
  • Je bent vlot Nederlands‐ en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.

Wij bieden

  • Een fulltime dienstverband met een contract voor onbepaalde tijd.
  • Een mooi loonpakket, inclusief extralegale voordelen (ecocheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, fietsleasing, etc...).
  • Een gevarieerde functie in een zeer dynamische internationale wetenschappelijke omgeving.
  • Een geweldige werksfeer met een zeer positieve, collegiale en collaboratieve mentaliteit.
  • Een inspirerende omgeving die groei en persoonlijke ontwikkeling stimuleert, mogelijkheid om cursussen en workshops te volgen.
  • Startdatum: 1 september 2024.

Hoe solliciteren?

VIB’s research teams have an international character, therefore we ask you to apply in English and include a detailed CV and a motivation letter in your application.

Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Voor meer informatie m.b.t. deze job kant u contact opnemen met mevrouw Irina Matetovici.

Meer informatie over het onderzoekscentrum en de verschillende labo’s kan u vinden op https://vib.ai/en.

VIB values diversity - in backgrounds and in experiences. The institute needs people from all backgrounds and ways of life to help build a thriving scientific environment. VIB is therefore looking for candidates who are not only strong in their own aptitudes but care deeply about supporting each other's growth. VIB's collaborators are people with different strengths, experiences and backgrounds, who share a passion for science that generates impact in science and in society. Diversity not only includes race and gender identity, but also nationality, age, disability status, sexual orientation, religion and many other parts of one’s identity. All of VIB’s employees’ points of view are key to its success, and inclusion is everyone's responsibility.