Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.
Aan het hoofd van elke van deze onderzoeksgroepen staat telkens een professor met een specifieke expertise in kankeronderzoek, die een team onder zich heeft van postdocs, PhD-studenten, laboranten en wetenschappelijk medewerkers. Voor de administratieve ondersteuning van een aantal van onze onderzoeksgroepen zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistant.
Functie
Je bent inzetbaar voor de ondersteuning van verschillende onderzoeksgroepen binnen het centrum.
In eerste instantie zal je voornamelijk werken voor 3 labo’s in combinatie met algemene activiteiten van het gehele center.
Binnen deze rol neem je volgende verantwoordelijkheden op jou:
- Agendabeheer van professoren
- Organiseren van meetings & seminars
- Organiseren van business trips: transport, verblijf, volledige logistieke ondersteuning
- Ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistieke omkadering en het programma
- Bestellingen voor het labo ingeven en opvolgen, alsook de verwerking van onkostennota’s en visa transacties
- Bieden van administratieve ondersteuning bij het opstellen van labo/departementale documenten, beursaanvragen, PhD defenses, rapportering van onderzoeksprojecten en CV updates van professoren
- Inspelen op Ad Hoc vragen van professoren en medewerkers van de labo’s
- Beheer van de website en databases van het labo
Profiel
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels
- Bachelorsdiploma of gelijkwaardige ervaring met een sterke administratieve focus en een leergierige houding
- Kennis van SAP is een grote plus
- Ervaring met het organiseren van business trips is een grote plus
- Communicatieve skills: je kan snel schakelen tussen verschillende stakeholders en je taken aanpassen naar gelang de noden van de groep
- Je wordt gewaardeerd voor je proactiviteit en nauwkeurigheid
- Je bent een problem solver, diplomatisch en discreet
- Je houdt ervan om zelfstandig te werken én bent tegelijkertijd een teamplayer
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office (Outlook/Word/PowerPoint/Excel), One Drive, Teams en je wilt je vaardigheden op dit gebied voortdurend verbeteren
- Je hebt affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld
Wij bieden
- Een voltijdse of 80% tewerkstelling
- Een contract onbepaalde duur
- Een gevarieerde functie in een uitermate dynamische internationale wetenschappelijke omgeving
- Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt
Startdatum: zo snel mogelijk (bij voorkeur voor mid-november)
Hoe solliciteren?
Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en CV bij je sollicitatie toe te voegen. Sollicitaties zijn welkom totdat de vacature is ingevuld.
Voor meer informatie m.b.t deze functie kan je mailen naar [email protected].
